Vacature Medewerkersplanning

Wie is JBN District Zuid-Nederland

District Zuid-Nederland heeft 7000 sporters, waarvan 45% jonger dan 12 jaar, en 120 clubs die lid zijn van de JBN. 20 van deze clubs doen aikido, 50 clubs doen jiujitsu en bij meer dan 100 clubs wordt judoles gegeven.

In 1954 is het district opgericht. Tot op heden zijn er slechts 8 voorzitters, 9 secretarissen en 14 penningmeesters actief geweest. Het laat zien dat op bestuurlijk niveau een grote stabiliteit bestaat. Dat komt wellicht mede door de Zuid-Nederlandse verenigingscultuur.

Jaarlijks organiseert het district ongeveer 70 stages, dan examens en toernooien. Het grootste evenement is het Matsuru Dutch Open Espoir judo toernooi, waar meer dan 300 vrijwilligers het mogelijk maken dat zo'n 1500 judoka’s, uit 20 landen, op liefst 12 matten, kampioen proberen te worden. Het Espoir toernooi, dat in 1976 voor het eerst werd georganiseerd, behoort hiermee tot een van de grootste judo toernooien ter wereld.

Medewerkersplanning

De District Wedstrijdorganisatiecommissie (DWOC) is een werkgroep binnen JBN district Zuid-Nederland. Zij is verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van districtstoernooien en -wedstrijden. De DWOC rapporteert aan de Districthoofdcommissie.

IT Wedstrijdorganisatie is verantwoordelijk voor het technisch ondersteunen, inrichten en uitvoeren van districtswedstrijden. De functie vormt een cruciale schakel in het wedstrijdproces en zorgt voor correcte inschrijvingen, een goed verloop van de toernooisoftware en betrouwbare wedstrijddagen.

De Medewerkersplanning is verantwoordelijk voor het plannen, benaderen en inzetten van alle benodigde medewerkers voor districtswedstrijden, zodat toernooien organisatorisch soepel en volgens planning kunnen verlopen. Medewerkersplanning is lid van de DWOC en werkt nauw samen met de coördinator DWOC. Tevens is er afstemming met IT, logistiek en andere partijen. De medewerkersplanning legt verantwoording af aan de coordinator DWOC.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

• Opstellen van medewerkersplanningen per toernooi
• Benaderen en inplannen van tafelmedewerkers, wegers, EHBO en overige vrijwilligers.
• Bewaken van voldoende en tijdige bezetting
• Communicatie met medewerkers over tijden, taken en wijzigingen.
• Afstemmen met scheidsrechtersplanning over tijden (denk aan lunch)
• Bijhouden van beschikbaarheid en inzetgegevens

Afbakening verantwoordelijkheden

• De medewerkersplanning is niet verantwoordelijk voor de planning en inzet van scheidsrechters.
• De planning van scheidsrechters valt onder de daarvoor aangewezen scheidsrechtersplanning.

Bevoegdheden

• Inplannen en wijzigen van medewerkers binnen afgesproken kaders
• Doen van voorstellen ter verbetering van inzet en planning
• Escaleren van bezettingsproblemen naar de voorzitter DWOC

Vereiste kennis en vaardigheden

• Organisatorisch sterk en communicatief vaardig
• Betrouwbaar en zorgvuldig in planning
• Affiniteit met vrijwilligerswerk en sportevenementen
• Stressbestendig en oplossingsgericht
• Affiniteit met IT systemen, zoals basiskennis van het Office 365 pakket, met name Word en Excel

Tijdsbesteding

• Voorbereiding voorafgaand aan toernooien
• Intensieve inzet rondom wedstrijddagen
• Incidentele evaluatie- en overlegmomenten

Interesse?

Heb je interesse, laat ons dit dan weten door een motivatie te sturen naar info@jbn-zn.nl. Meer weten of van gedachten wisselen? Neem gerust contact op met Eddy Jongenelen, portefeuillehouder Wedstrijdzaken (06-30205496 of wedstrijdzaken@jbn-zn.nl).