Gesprek met…..Theo Griemink (46) uit Eext, 2e Dan judo, judoleraar en toernooiorganisator Judovereniging Tachi Beilen

Theo Griemink (46) uit Eext, 2e Dan judo, judoleraar en toernooiorganisator Judovereniging Tachi Beilen.

J.V. Tachi Beilen streeft altijd naar een judotoernooi waar iedereen graag aan meewerkt, deelneemt en veel sportplezier aan beleeft

Als clubtrainer met je team een judotoernooi organiseren vraagt een extra inspanning en vaardigheid. Theo Griemink kijkt terug op de voorbereidingen en de wedstrijddag van het Lentetoernooi 2019.

Sinds wanneer organiseert J.V. Tachi Beilen judotoernooien?
Vanaf 1982 organiseren wij al ons Lentetoernooi in de Drenthehal in Beilen. In 2019 dus nu voor de 37^e keer! Vanaf 2016 hebben we tijdens het reguliere toernooi voor de beginnende judoka er een opstaptoernooi tussen geweven. Dit bleek een succes.

Hoe is jullie organisatieteam samengesteld?
Het team bestaat uit onze bestuursleden Stiena, Arjan, Erwin, Bert, Martin en Marjan. Ik ben eindverantwoordelijk voor de wedstrijdorganisatie.

Van welke externe instanties heb je goedkeuring nodig?
Wij hebben onder andere toestemming, goedkeuring of vergunning nodig van de Judobond Nederland (JBN), JBN district Noord Nederland, districtsscheidsrechterscommissie, Gemeente Beilen en de Drenthehal. Voorts dient er een spreker voor de opening beschikbaar te zijn en natuurlijk ook voldoende vrijwilligers. Geen of onvoldoende vrijwilligers, geen judotoernooi!

Welke aanvullende eisen stelt het team nog aan de wedstrijddag?
Als team hebben we nog enkele toevoegingen op de voorwaarden van de JBN en wel:
1. de veiligheid in de brede zin van het woord,
2. geen onbevoegden in de wedstrijdzaal en
3. voor iedereen op papier goed kenbaar en zichtbaar maken van het wedstrijdprogramma.

Welke werkzaamheden voert het team vooraf nog uit?
Iedere JBN club is bij ons welkom. Via Menno Ter Haseborg worden de uitnodigingen automatisch geregeld. Ons toernooi staat ook vermeld op de JBN website, maar via mond op mond reclame krijgen we ook aanmeldingen binnen. De circa 600 deelnemers komen het meest uit Noord- en Midden Nederland. Voor de werving van de benodigde vrijwilligers houden we altijd een belronde en maken ook gebruik van externe vrijwilligers. We onderhouden goede banden met andere judoclubs.

Hoe is het financiële beeld?
Wij kiezen bewust voor een niet te hoog deelnemersgeld, zo dat iedereen die wil kan deelnemen. De entreegelden zijn deels nodig voor de zaalhuur; de sponsorgelden om het toernooi te bekostigen.

Wat zijn jullie eerste activiteiten op de wedstrijddag?
Bij de ingang krijgt iedere vrijwilligers een badge met zijn of haar naam en waar men is ingedeeld, ook in welk blok en tijdvak. Voorts regelen we dan de bezetting van de kassa en de weging.

Welke problemen kom je op zo’n dag tegen?
Ieder jaar hebben we gemiddeld zo’n 10% afmeldingen bij de deelnemers. Bepaalde poules kunnen soms lang duren. Dan moet je poules doorschuiven naar een andere mat.

Welke efficiency aanpassingen deed je voor het eerst in 2019?
Wij hebben o.a. de weging van de dames en heren nu geheel gescheiden. In het kader van de privacywet hangen we nu teksten met pictogrammen op dat er tijdens dit toernooi ook foto’s worden gemaakt. Als derde hebben we een aankruiskaartje voor koffie, thee en drinks bij de tafelbezetting en de scheidsrechters gelegd. Dit werkt heel efficiënt.

Wat geeft het Tachi-bestuur en organisatieteam de voldoening?
Dat de judoka’s bij ons een mooi judotoernooi hebben gehad en we positieve reacties en of tips krijgen.

Wat zou je andere toernooiorganisaties willen adviseren?
Begin vroeg met organiseren en durf mensen om medewerking te vragen.

Onze tip? Zorg - om overzicht te houden - voor een samenvatting op A4 formaat.

=============================

TG/JM mei ‘19