13 Tips om nieuwe leden welkom te heten

Iedere club hoopt dat nieuwe leden zich direct thuis voelen, want een gastvrije sportclub legt een basis voor tevreden, terugkerende sporters. Maar hoe kun je nieuwe leden het beste welkom heten bij jouw club? En hoe ga je om met corona? Onderstaand overzicht bevat tips om nieuwe leden te verwelkomen.

1. Blijf nieuwe, maar ook huidige of proefleden informeren over de geldende maatregelen en richtlijnen binnen de club. Op deze manier zijn leden (en hun ouders) op de hoogte van de voorwaarden rondom onder meer trainingen. Dit kan via jouw eigen kanalen zoals de website, sociale media en clubnieuwsbrief. Zorg ook dat op jouw club de protocollen en richtlijnen duidelijk zichtbaar zijn. Om het sporten zo coronaveilig en verantwoord te laten verlopen kan je de laatste informatie in het themadossier op JBN.nl vinden.
2. Stel een gastvrouw/gastheer aan, die voor, tijdens en/of na trainingen het aanspreekpunt voor (ouders van) nieuwe leden kan zijn. Ook zou de gastvrouw of heer protocollen uit kunnen leggen aan de (ouders van) leden.
3. Bedenk een digitaal alternatief als een fysieke bijeenkomst vanwege corona niet mogelijk is. Nodig de nieuwe leden uit voor een videocall en vraag een aantal huidige leden of andere mensen van de club iets over henzelf en de club te vertellen. Zo leren de nieuwe leden elkaar kennen én komen ze meer te weten over de club.
4. Spreek met trainers af dat ze voor of na de eerste training een praatje maken met de (ouders van) nieuwe (jeugd)leden, indien mogelijk. Het eerste contactmoment met een trainer is erg belangrijk. Een trainer kan zichzelf voorstellen en de (ouders van) nieuwe (jeugd)leden op het gemak stellen. Mochten ouders vanwege de coronamaatregelen niet welkom zijn kan je ze via telefoon of een videogesprek benaderen.
5. Verzend direct na aanmelding van een nieuw lid een welkomstmail waarin je hem of haar verwelkomt bij de club. Zorg dat de tekst zoveel mogelijk gepersonaliseerd is. Vermeld in de welkomstmail ook direct wat informatie over de club zoals een verwijzing naar het schema van trainingen. Plaats ook altijd een link naar de clubsite en vermeld een emailadres of telefoonnummer voor als iemand vragen heeft. Je zou hier contactgegevens van de trainer/trainster bij kunnen voegen.
6. Maak een informatiefolder en deel de folder uit aan nieuwe leden. Zorg ook dat de folder op de club beschikbaar is.
7. Koppel nieuwe leden aan bestaande leden, die hem of haar uitnodigen bij gezellige activiteiten van de club.
8. Creëer een welkomstbord of plaats een roll-up banner. Het nodigt uit eens bij de club te gaan kijken en nieuwe leden, maar ook de huidige leden krijgen het gevoel dat ze welkom zijn.
9. Introduceer nieuwe leden op de clubsite en/of in de nieuwsbrief van de club. Je kunt alle leden als een groep welkom heten, maar ook alle namen apart vermelden.
10. Nodig, indien mogelijk (de ouders van) nieuwe leden uit voor een gratis kopje koffie. Tegelijkertijd is dit een mooi moment om de het nieuwe lid of de ouders te leren kennen en meer te vertellen over de club en alle mogelijkheden.
11. Plaats een artikel waarin nieuwe leden zich voorstellen. Bedenk een aantal standaardvragen en laat de nieuwe leden die beantwoorden. Mocht je veel nieuwe leden hebben, maak dan een selectie.
12. Maak op de clubsite een aparte rubriek speciaal voor nieuwe leden of mensen die nog niet eerder bij de club zijn geweest. Je kunt bijvoorbeeld een aantal veelvoorkomende vragen beantwoorden of meer vertellen over de heersende sfeer en georganiseerde activiteiten. Als potentiële nieuwe leden vragen per mail stellen, zorg ervoor dat deze snel en volledig worden behandeld. Duurt het beantwoorden van vragen per e-mail te lang, dan kunnen (ouders van de) leden een negatieve ervaring hebben.
13. Blijf gedurende het sportseizoen in contact met nieuwe leden en eventueel hun ouders. Hoe meer ontmoetingen en positieve contacten een nieuw lid heeft, hoe meer het lid zich thuis voelt binnen jouw club.