Hulp bij clubbeleid en -organisatie

Hoe vaak gebeurd het niet dat er tijdens een bestuursvergadering meer tijd wordt gestoken in zaken die geweest zijn dan die nog moeten komen. Of dat het bestuur bezig is met pleisters plakken en branden blussen, allemaal korte termijn werk, zodat er geen tijd meer is om plannen te maken voor de toekomst. Vaak wordt er geroepen; er moet een beleidsplan komen! Er zijn heel veel clubs met hele mooie beleidsplannen en die plannen liggen meestal in de kast en worden bijna tot nooit ingekeken, laat staan aangepast aan de huidige situatie. Een beleidsplan maken is systematisch nadenken over de toekomst van de vereniging. Vragen die aan de orde komen zijn:
- Wat doen / zijn we nu?
- Wat willen we zijn / worden?
- Wat hebben / kunnen we daarvoor wel /niet?
- Hoe gaan we dat doen?

Een standaard beleidsplan bestaat niet, elke club is anders. De verenigingsadviseurs helpen je graag op weg bij de ontwikkeling van jouw eigen beleidsplan. Hiervoor is een concept beleidsplan ontwikkeld.

Iedere club hoopt dat nieuwe leden zich direct thuis voelen, want een gastvrije sportclub legt een basis voor tevreden, terugkerende sporters. Maar hoe kun je nieuwe leden het beste welkom heten bij jouw club? En hoe ga je om met corona? Onderstaand overzicht bevat tips om nieuwe leden te verwelkomen.

1. Blijf nieuwe, maar ook huidige of proefleden informeren over de geldende maatregelen en richtlijnen binnen de club. Op deze manier zijn leden (en hun ouders) op de hoogte van de voorwaarden rondom onder meer trainingen. Dit kan via jouw eigen kanalen zoals de website, sociale media en clubnieuwsbrief. Zorg ook dat op jouw club de protocollen en richtlijnen duidelijk zichtbaar zijn. Om het sporten zo coronaveilig en verantwoord te laten verlopen kan je de laatste informatie in het themadossier op JBN.nl vinden.

2. Stel een gastvrouw/gastheer aan, die voor, tijdens en/of na trainingen het aanspreekpunt voor (ouders van) nieuwe leden kan zijn. Ook zou de gastvrouw of heer protocollen uit kunnen leggen aan de (ouders van) leden.

3. Bedenk een digitaal alternatief als een fysieke bijeenkomst vanwege corona niet mogelijk is. Nodig de nieuwe leden uit voor een videocall en vraag een aantal huidige leden of andere mensen van de club iets over henzelf en de club te vertellen. Zo leren de nieuwe leden elkaar kennen én komen ze meer te weten over de club.

4. Spreek met trainers af dat ze voor of na de eerste training een praatje maken met de (ouders van) nieuwe (jeugd)leden, indien mogelijk. Het eerste contactmoment met een trainer is erg belangrijk. Een trainer kan zichzelf voorstellen en de (ouders van) nieuwe (jeugd)leden op het gemak stellen. Mochten ouders vanwege de coronamaatregelen niet welkom zijn kan je ze via telefoon of een videogesprek benaderen.

5. Verzend direct na aanmelding van een nieuw lid een welkomstmail waarin je hem of haar verwelkomt bij de club. Zorg dat de tekst zoveel mogelijk gepersonaliseerd is. Vermeld in de welkomstmail ook direct wat informatie over de club zoals een verwijzing naar het schema van trainingen. Plaats ook altijd een link naar de clubsite en vermeld een emailadres of telefoonnummer voor als iemand vragen heeft. Je zou hier contactgegevens van de trainer/trainster bij kunnen voegen.

6. Maak een informatiefolder en deel de folder uit aan nieuwe leden. Zorg ook dat de folder op de club beschikbaar is.

7. Koppel nieuwe leden aan bestaande leden, die hem of haar uitnodigen bij gezellige activiteiten van de club.

8. Creëer een welkomstbord of plaats een roll-up banner. Het nodigt uit eens bij de club te gaan kijken en nieuwe leden, maar ook de huidige leden krijgen het gevoel dat ze welkom zijn.

9. Introduceer nieuwe leden op de clubsite en/of in de nieuwsbrief van de club. Je kunt alle leden als een groep welkom heten, maar ook alle namen apart vermelden.

10. Nodig, indien mogelijk (de ouders van) nieuwe leden uit voor een gratis kopje koffie. Tegelijkertijd is dit een mooi moment om de het nieuwe lid of de ouders te leren kennen en meer te vertellen over de club en alle mogelijkheden.

11. Plaats een artikel waarin nieuwe leden zich voorstellen. Bedenk een aantal standaardvragen en laat de nieuwe leden die beantwoorden. Mocht je veel nieuwe leden hebben, maak dan een selectie.

12. Maak op de clubsite een aparte rubriek speciaal voor nieuwe leden of mensen die nog niet eerder bij de club zijn geweest. Je kunt bijvoorbeeld een aantal veelvoorkomende vragen beantwoorden of meer vertellen over de heersende sfeer en georganiseerde activiteiten. Als potentiële nieuwe leden vragen per mail stellen, zorg ervoor dat deze snel en volledig worden behandeld. Duurt het beantwoorden van vragen per e-mail te lang, dan kunnen (ouders van de) leden een negatieve ervaring hebben.

13. Blijf gedurende het sportseizoen in contact met nieuwe leden en eventueel hun ouders. Hoe meer ontmoetingen en positieve contacten een nieuw lid heeft, hoe meer het lid zich thuis voelt binnen jouw club.

Het vinden van vrijwilligers blijft voor veel verenigingen een moeilijke klus en vaak wordt er teruggevallen op dezelfde mensen. Als er een vacature in de vereniging is, bijvoorbeeld omdat iemand stopt met een functie in het bestuur of een commissie, ga je opzoek naar nieuwe vrijwilligers die het werk kunnen overnemen. Het kan ook zo zijn dat zich nieuwe taken aandienen. Bijvoorbeeld wanneer het bestuur tot de conclusie komt dat de werving en inzet van vrijwilligers in de vereniging beter georganiseerd moet worden en besluit hiervoor een vrijwilligerscoördinator aan te stellen.In beide gevallen ga je gericht op zoek naar de meest geschikte persoon voor die bepaalde taak of functie. Een succesvolle werving vereist de nodige voorbereiding, waarbij je een aantal stappen moet doorlopen. Dit staat uitgebreid beschreven in het handboek vrijwilligers werven. Ook vind je een aantal voorbeeldmodellen terug.

Een persbericht is een goede en relatief gemakkelijke manier om belangrijk nieuws aan een breed publiek kenbaar te maken. Een goed persbericht, dat opvalt en de aandacht van de pers ook trekt, vraagt echter wel enige aandacht, In de handleiding persberichten zijn een aantal algemene regels gegeven waaraan een goed persbericht zou moeten voldoen. Tot slot worden aantal concrete voorbeelden van persberichten gegeven ter verduidelijking.

De FOSS, Federatie van Ouders van Slechthorende kinderen en van kinderen met Spraak-taalmoeilijkheden, heeft de nieuwe folder "Tips om mee te doen op een sportclub" uitgebracht. De tips zijn bedoeld voor begeleiders en coaches. Met de juiste aandacht is het voor veel kinderen mogelijk om op een gewone sportclub te gaan.

Een eerste exemplaar van de folder is op 22 januari 2008 uitgereikt aan Erica Terpstra, toenmalig voorzitter van NOC*NSF. Zij zegde toe de participatie van kinderen met hoor- en spraaktaalproblemen op sportclubs te willen bevorderen.De folder zal onder andere worden verspreid naar sportorganisaties en opleidingsinstituten voor sportinstructeurs.

Slechthorende kinderen leggen moeilijk contact met de wereld om hen heen. De kans op verkeerd begrijpen en verkeerd begrepen worden is groot. Ze begrijpen een grapje net verkeerd, net te laat en staan vaak buitenspel. Onzekerheid en frustraties kunnen eerder ontstaan. Kinderen met spraak-taalmoeilijkheden kunnen in de regel wel goed horen. Zij hebben ook veel moeite met het (snel) begrijpen van wat wordt verteld, met name in grote groepen. Deze kinderen hebben vaak moeite om hun gevoelens onder woorden te brengen.

Net als andere kinderen willen deze kinderen graag sporten. Als de begeleiders onderstaande tips in acht nemen dan is dat meestal geen probleem:

Algemeen
1. Luister goed naar de adviezen van ouders.
2. Een hoorapparaat is een hulpmiddel en maakt van een slechthorend kind geen goedhorend kind. Bij bepaalde sporten kan het hoorapparatuur beter uit (zwemmen). Let er op dat bij andere sporten of activiteiten het hoorapparaat en eventuele andere hoorhulpmiddelen goed worden gebruikt.

De groep en het kind
3. Vertel van tevoren aan de groep dat het kind slechthorend is of een spraak-taalprobleem heeft. Of laat het kind dit zelf doen als zij/hij dat wil.
4. Accepteer nooit pestgedrag.
5. Leeftijdgenootjes of wat oudere kinderen vinden het vaak leuk om iemand met een handicap te helpen. Laat dit niet overdreven veel toe. Een maatje is goed, maar het kind moet leren om op eigen benen te staan.
6. Beperk de extra aandacht voor het kind tot zaken die te maken hebben met de slechthorendheid of de spraak-taal problematiek; het kind mag niet in een uitzonderingspositie terecht komen.

Communicatie
7. Zorg bij instructies dat het kind naar u kijkt en dat uw mond goed zichtbaar is. Ga bijvoorbeeld niet met de rug naar het licht staan.
8. Goed articuleren (niet luider praten maar duidelijk) en mimiek gebruiken (handen en voeten, uitstraling, houding e.d.). Pas op dat het niet overdreven wordt.
9. Eén voor één spreken! Niet tussendoor met iemand anders gaan praten. Het hebben van geduld is nu eenmaal belangrijk in de communicatie met het kind.
10. Controleer of het kind de opdracht goed uitvoert. Dán pas bent u zeker of de opdracht goed begrepen is. Een bevestigend antwoord van het kind op uw vraag "heb je het begrepen?" geeft dus nog geen zekerheid.

Vaak krijgt Judo Bond Nederland vragen over accommodaties. Deze vragen lopen uiteen van ‘waar moet ik op letten bij nieuwbouw’ tot ‘hoe zit het eigenlijk met het bouwbesluit’. Reden genoeg om een handboek accommodaties te vervaardigen.

Je staat op het punt om een eigen budoschool te beginnen, wellicht een verwezenlijking van jouw droom. Je merkt dat er veel dingen zijn die op je af komen en die geregeld moeten worden. Dit handboek geeft u inzicht in verschillende zaken die op uw pad komen bij het oprichten van een vereniging.

Regelmatig krijgt Judo Bond Nederland vragen over draaiboeken voor de organisatie van een toernooi of over standaardformulieren die gebruikt kunnen worden tijdens een toernooi.

Met dit handboek zetten we de zaken rondom de toernooiorganisatie voor u op een rij. Dit document is bedoeld voor de beginnende toernooiorganisator. We hebben geprobeerd zo volledig mogelijk te zijn, maar stellen het zeer op prijs als je ons aanvullingen dan wel verbeteringen stuurt, zodat we dit document actueel kunnen houden.

Voor je ligt een handboek geheel gewijd aan het onderwerp ‘stichtingen’. Steeds vaker krijgen we de vraag of we willen ondersteunen bij een oprichting van een stichting. Ook wordt regelmatig de vraag voorgelegd of het oprichten van een stichting in specifieke gevallen ook zinvol is.

Om zoveel mogelijk specifieke informatie te delen, is dit handboek samengesteld. In dit handboek wordt ondermeer antwoord gegeven op de vragen: wat is een stichting, hoe richt ik een stichting op en hoe moet het bestuur van een stichting er uit zien.

Een maatschappelijke stage maakt onderdeel uit van het leerprogramma van de leerlingen van het voortgezet onderwijs. Leren door vrijwilligerswerk te doen en door anderen in de samenleving te helpen draagt bij aan de persoonlijke ontwikkeling van de leerlingen. Het kabinet kiest voor maatschappelijke stages vanuit het motto: “Samen leven kun je leren”.

Vanaf het schooljaar 2011-2012 is de maatschappelijke stage voor alle leerlingen van het voortgezet onderwijs verplicht. Er wordt geen onderscheid gemaakt naar het soort onderwijs dat de leerlingen volgen. Voor alle leerlingen geldt dat zij minimaal 30 uren in hun schoolloopbaan besteden aan een maatschappelijke stage. Uit de resultaten van het Nationaal Maatschappelijke Stage onderzoek (2007) blijkt dat sportgerelateerde stages bovenaan de wensenlijst van leerlingen staan. Dat levert de (judo)clubs nieuwe kansen op om hun jeugdleden (en niet-leden) actief te betrekken bij het reilen en zeilen van de club en om vrijwilligers te werven voor de toekomst.

Een vereniging heeft dagelijks te maken met financiële zaken. Of het nu gaat om de ledenadministratie, het betalen van vrijwilligersvergoedingen of onkostenvergoedingen aan leraren of het vinden van extra financiële middelen voor toernooien of andere activiteiten, het is belangrijk te weten wat er mogelijk is en hoe de vereniging er financieel voorstaat.

Onderstaande documenten bieden je inzicht in de regelgeving omtrent financiële zaken en mogelijkheden om de financiële positie van jouw vereniging te versterken.

• Wet- en regelgeving sportverenigingen
• Fiscale aspecten stichtingen/verenigingen
• Sportclubs belastingen en sociale verzekeringen

Download: handboek opstarten bedrijfssport